実用的なWebサイト運営ガイドラインをまとめる方法とは?

WEB制作

Webサイトの運営を長期間行っていると、いつの間にか運用ルールが崩れてしまうことはありませんか?当初イメージしていたWebサイトと、大きくずれてしまうケースもあります。

また、担当者が異動になったり、制作会社を変更したりと体制が変わったときに、運営方針をまとめたドキュメントがないと、うまく引き継ぎができません。

そこで準備しておきたいのが、Webサイト運営ガイドラインです。

このページでは、実用的な運営ガイドラインをまとめる方法をご紹介いたします。

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1.Webサイト運営ガイドラインを作る目的

まずはWebサイトの運営ガイドラインを作る目的を整理しておきましょう。大きく2つ目的があります。

・運営体制を標準化して、緊急時でも対応できる体制をつくる

担当者が急に不在になるケースや、制作会社を急に変更するケースもあります。運営方法をまとめたドキュメントがあれば、不測の事態にも対応することができます。

・Webサイトのクオリティを保つ

立ち上げた時のデザインルールやコンセプトをドキュメントにまとめておかないと、途中で全く違うコンテンツがアップされてしまうことも。クオリティをコントロールするためにも、最低限守るべきルールをまとめておきましょう。

次に担当業務ごとに運営ガイドラインの設定方法を紹介します。

2.担当業務ごとに運営ガイドラインを設ける

全体を統括する担当者向けの運営ガイドラインと合わせて、制作担当(デザイン・コーディング)、システム担当(プログラミング、サーバ管理)、記事ライティング担当というように業務ごとにドキュメントを分けたほうが、まとめやすくなります。

・Webサイト全体統括担当向けガイドライン

全体的なWebサイトのコンセプト、運営方針をまとめる
コンテンツ更新時のフロー・スケジュールをまとめる(誰が最終チェックを行うか決めておく)
問い合わせ対応方針をまとめる
アクセス解析を行う頻度、レポート内容をまとめる

・制作担当向けガイドライン

デザインルールをまとめる(レイアウトや使用フォント、カラーのルールなど))
コーディングルールをまとめる
動作検証対象のブラウザ・OSをまとめる

・システム担当向けガイドライン

サーバ、ドメイン、SSL証明書などの契約状況をまとめる
使用アプリケーションのバージョンや管理情報をまとめる
トラブル時などの緊急対応ルールをまとめる

・ライター担当向けガイドライン

ライティングルール(タイトルや本文の文字数など)をまとめる
文言の統一ルールをまとめる
競合他社のサービスなど、載せるべきではないものをまとめる

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おわりに

運営ガイドラインにあまりに細かいことばかり記載しても、実用的ではありませんので要注意。あくまでガイドラインでは最低限守るべきルールにとどめておくのがコツです。

運営ガイドラインは一旦作ったら終わりではなく、必要に応じて更新していくことも使い勝手を良くするために重要です。そのためにも更新履歴(誰がいつ更新したか)が残る形式にしておきましょう。

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